Prestation de régie générale évènementielle et prestations techniques multiservices « évènementiel, audiovisuel et informatique »

Le lot 1 concerne la prestation de régie générale évènementielle, qui inclut les éléments suivants :

1. Définition du rôle : Le Régisseur évènementiel agit comme interface entre le CESE et les organisateurs d'événements, prenant en charge la gestion, l'organisation et la coordination des événements.

2. Types d'événements : Le Régisseur est responsable des événements internes (colloques, conférences, séminaires, etc.) et externes accueillis au CESE, en assurant la liaison avec divers prestataires.

3. Organisation et coordination :

   • Réception des demandes d'organisation d'événements et validation par le CESE.
   • Coordination des visites de repérage et élaboration d'un planning d'occupation des espaces.
   • Élaboration d'un devis global incluant les coûts d'organisation.

4. Mise en place de la logistique :

   • Préparation des événements, y compris la coordination des prestataires internes et externes.
   • Élaboration d'un plan de prévention et respect des protocoles de sécurité.
   • Suivi de l'exécution des événements, y compris la gestion des aspects techniques et logistiques.

5. Suivi et évaluation :

   • Participation à des réunions régulières pour le suivi des événements.
   • Tenue de tableaux de bord pour retracer les événements passés et à venir, ainsi que les caractéristiques principales de chaque événement.

6. Fin de l'événement :

   • Coordination des démontages et remise en état des lieux après l'événement.
   • Établissement d'un constat d'état des lieux de sortie si nécessaire.

Ces prestations sont essentielles pour garantir le bon déroulement des événements organisés au CESE, en assurant une coordination efficace entre toutes les parties prenantes.