Prestations de régie d'accueil pour la Cité de l'architecture et du patrimoine

1. Prestations à réaliser lors des phases de montage, exploitation et démontage

• Garantir la bonne application du cahier de charges technique de la Cité.
• Représenter la Cité et accueillir le client lors de son entrée dans les lieux du démarrage du montage de l’événement à la sortie complète de l’événement.
• Contrôler la cohérence entre les documents remis par le service commanditaire ou organisateur de l’évènement, validés par la Cité de l’architecture et du patrimoine et les installations sur sites (plans et plannings).
• Assurer l’interface sur site entre le client et les prestataires multiservices (sécurité, technique, ménage et accueil) de la Cité.
• Contrôler les heures d’ouverture et de fermeture des évènements incluses dans le déroulé de l’évènement.
• Réaliser les états des lieux d’entrée et de sortie pour les événements impliquant un organisateur extérieur quand cela est expressément demandé au régisseur.
• Informer le Responsable de la régie évènementielle de la Cité ou son représentant du déclenchement des astreintes techniques en cas de panne ou d’incidents techniques sur les installations des espaces.
• Gérer la manutention et l’acheminement du matériel pour la tenue d’un événement, avec des road habilités à porter des charges lourdes.
• Mettre à disposition des liftiers pour accompagner les déplacements en ascenseur et assurer le bon fonctionnement des ascenseurs.

2. Prestations à réaliser en lien avec la sécurité générale de la Cité

• Vérifier les dispositifs de sécurité en amont de chaque événement, en collaboration avec le service de sécurité de la Cité.
• Assurer la gestion des flux et de circulation des personnes et des véhicules.
• Veiller à la bonne cohabitation des activités se déroulant en simultané lors des opérations de montage et/ou de démontage.
• Gérer la petite manutention en cas de mise en place de mobilier et de matériel au sein des espaces de la Cité.

3. Reporting, suivi et bilan

• Rédiger et envoyer un compte-rendu à l’issue de chaque vacation, incluant des informations clés et des photographies si nécessaire.
• Surveiller et informer le Responsable de la régie évènementielle du respect des dates et heures de sortie des occupants des lieux.
• Assurer le suivi, l’auto-contrôle et la formation continue des équipes.

4. Gestion des urgences et des absences

• Proposer des solutions en cas d’absences et/ou de retards constatés lors des prises de service.
• Organiser une astreinte pour assurer le remplacement des absents dans un délai maximum de 2 heures.

5. Lieux d’exécution des prestations et horaires d’activités

• Les prestations seront exécutées principalement au siège de la Cité et au centre d’archives, ainsi que ponctuellement sur le Parvis des droits de l’homme. Les événements peuvent avoir lieu toute l’année, y compris les jours fériés.