Prise de notes et rédaction de documents pour les instances de l'UCANSS

Le présent accord-cadre a pour objet l’enregistrement, la prise de notes et la rédaction des procès-verbaux, comptes-rendus et synthèses des instances suivantes :

• Conseil d’orientation de l’UCANSS : se réunit en moyenne sept fois par an (durée moyenne d’environ 3 heures) + un séminaire annuel d’une demi-journée.
• Commission des comptes : se réunit une fois par an pour environ 2 heures.
• Instance nationale de concertation : se réunit environ seize fois par an, durée entre 3 et 4 heures.
• Commission paritaire de consultation des DOM : se réunit à Paris une fois tous les 2 ans.
• Commission paritaire de pilotage du régime Frais de santé : se réunit en moyenne 7 fois par an (durée moyenne de 2 heures).
• Commission consultative des marchés : se réunit chaque mois (durée moyenne de 4 heures).
• Conseil de l’Observatoire de l’achat : se réunit 2 à 3 fois par an (durée approximative de 3 heures).
• Commission Paritaire Nationale de l’Emploi et de la Formation professionnelle : se réunit généralement quatre fois par an (durée approximative d’une journée).
• Commission Paritaire Nationale Santé, Sécurité et Conditions de Travail : se réunit quatre fois par an (durée entre 3 et 6 heures).
• Commission des marchés de l’UCANSS : se réunit 11 fois par an (durée moyenne de 2 heures).
• Comité Social et Economique : se réunit une fois par mois (durée moyenne de 3 heures).

Nature des prestations attendues

• Présence sur place ou à distance avec tous les moyens nécessaires.
• Enregistrement complet de chaque réunion.
• Prise de notes exhaustive des débats et des articulations logiques.
• Rédaction de documents de haute qualité (procès-verbaux, comptes-rendus, in extenso, synthèses).
• Envoi des documents selon les spécifications de format et de mise en page dans les délais fixés.

Types de livrables attendus

• Procès-verbal : intégralité des débats, précisant lieu, date, participants, décisions, etc.
• Compte-rendu : résumé des débats, précisant lieu, date, participants, décisions, etc.
• Synthèse : liste des principales thèses des intervenants et décisions prises.
• Transcription in extenso : reprise intégrale des propos sans retraitement.

Délais de remise exigés par l’UCANSS

• Procès-verbal : 4 jours ouvrés après la réunion.
• Compte-rendu : 3 jours ouvrés après la réunion.
• Synthèse : 4 jours maximum après la réunion.
• Transcription in extenso : 2 jours ouvrés après la réunion.

Reporting et suivi

• Récupération d’informations statistiques sur les prestations commandées et leur quantité.
• Les bandes sonores doivent être effacées après validation des comptes rendus.
• Réunions de suivi avec l’UCANSS pour évaluer l’exécution du contrat et la qualité des prestations.