Organisation séjour classe de neige hiver 2027

Avant le séjour (organisation administrative et communication)

• Prise de contact immédiate avec équipes enseignantes et service municipal.
• Organisation et animation d'au moins une réunion d'information pour enseignants et parents dans les deux mois précédant le départ.
• Fourniture, dès septembre précédent le départ, de toutes les pièces nécessaires à la constitution des dossiers DDEN / autorisations de sortie avec nuitées et du dossier d'autorisation destiné à l'Inspection Académique.

Pendant le séjour — activités et encadrement pédagogique

• Fourniture d'un projet pédagogique détaillé et d'un planning d'activités ; proposition d'une sélection d'activités/visites parmi lesquelles les enseignants choisiront, avec synthèse pédagogique pour chaque visite.
• Activités attendues : demi-journée d'essayage matériel, 6 ou 7 séances de ski de 2h selon option, deux visites de musées locaux ou labellisés ONF, visite d'un artisan local, visite d'une fabrique alimentaire locale, et une demi-journée d'activité sportive (randonnée ou ski de fond).
• Planning de substitution exigé (activités alternatives en cas d'intempéries) sans conséquences financières notables pour l'autorité organisatrice.

Séances de ski, encadrement et matériel

• Séances quotidiennes de ski de 2 heures (alternance matin/après-midi souhaitée).
• Encadrement des séances : moniteur ESF par groupe de 12 enfants et moniteur surnuméraire supplémentaire pour approcher un ratio effectif de 1 moniteur pour 10 enfants.
• Location du matériel (skis, chaussures, bâtons, casques) incluse dans le forfait; forfaits remontées mécaniques inclus.
• Tests/évaluations en fin de séjour réalisés (insignes non compris dans le forfait).

Transport

• Transport aller-retour inclus (toutes dépenses comprises) et mise à disposition sur place d'un bus pendant la durée du séjour (hors jours de repos du conducteur).
• Pour les déplacements locaux (séances de ski, visites), modes de transport (bus ou navette) conformes aux normes de sécurité pour le transport de groupes.
• Si deux bus sont nécessaires, obligation de retenir une seule et même compagnie pour l'ensemble du voyage ; liste des chauffeurs et récapitulatif de leurs qualifications et expériences à fournir avec l'offre et dans le dossier remis aux enseignants.

Hébergement et restauration

• Hébergement en pension complète pour enfants et enseignants ; descriptif détaillé exigé (locaux, mobilier, matériel, méthode de restauration, plan-type alimentaire).
• Hébergement de préférence en pied de piste ; l'offre doit indiquer distance hébergement–pistes, altitude de l'hébergement et altitude des pistes accessibles aux enfants.
• Locaux avec salle informatique et réseau Wi‑Fi; salles de classes adaptées (descriptif et mobilier).
• Deux repas "savoyards" servis pendant le séjour; repas du midi et goûter à emporter le jour du départ.
• Moyens et fréquence de mise en propreté des lieux précisés; lavage du linge de corps et petit linge : prise en charge une fois pendant le séjour.

Encadrement général et qualifications

• L'organisme attributaire assure l'encadrement global : animateurs qualifiés + moniteurs ESF.
• Taux minimum d'encadrement : au moins deux adultes (dont un enseignant) pour jusqu'à 20 élèves ; un adulte supplémentaire par tranche de 10 élèves.
• Exigences de qualification : animateurs titulaires au minimum du BAFA ; direction titulaire du BAFD ; un ou plusieurs animateurs titulaires du PSC1 — justificatifs à fournir. Ces exigences s'appliquent également aux co-traitants et sous-traitants.

Aspects sanitaires et sécurité

• Respect strict des règles d'hygiène de base ; présence d'un assistant sanitaire ou d'un personnel sanitaire dans l'hébergement ; communication des distances par la route entre hébergement et médecin généraliste / hôpital.
• Avance des soins médicaux remboursés sur présentation de factures justificatives.

Communication et restitution

• Nouvelles quotidiennes via site internet gratuit accessible aux enseignants, parents et élèves ; photographies dématérialisées fournies (lien de téléchargement) distinctement par école.
• Participation obligatoire à une réunion de bilan organisée dans les deux mois suivant la fin du séjour.

Documents à produire

• À l'offre : références similaires (moins de 5 ans), documentation d'hébergement, liste des chauffeurs, informations sur sous-traitants éventuels.
• Après attribution : dans les 15 jours suivant notification, fournir copies des PV de commission de sécurité (moins de 3 ans), fiches sanitaires, attestations d'assurance des locaux et responsabilité civile/professionnelle.