Organisation d'une course par équipe VTT et VTTAE en montagne

Parcours et exploitation sportive

• Conception et validation d'un parcours sur pistes DH et Enduro : tracé, balisage, signalétique, vérifications techniques et repérages.
• Mise en place du chronométrage, classement et procédures de contrôle sportif (jury, réclamations).

Programme hors-course et animation

• Développement d'un programme hors-course détaillé : camp de base, remise des dossards, cérémonie de remise des prix, ravitaillements, repas pour participants, fan zones et animations.
• Gestion des besoins logistiques liés aux animations (structures, sonorisation, podium, tentes, mobilier).

Sécurité et secours

• Élaboration et mise en œuvre d'un plan de sécurité et de secours (postes secours, médicalisation, évacuation, procédures d'alerte, coordination avec services de secours externes).
• Gestion des risques spécifiques à la pratique en milieu montagneux et mise en place d'équipes de sécurité et de signaleurs.

Techniques et logistique opérationnelle

• Fourniture et installation des matériels nécessaires : barrières, signalétique, chronométrage, équipements podium, générateurs, tentes, sanitaires, points d'eau.
• Organisation des flux et des emplacements : parking participants, zones de stockage matériel, accès et gestion des remorques/chargements, coordination avec exploitants d'infrastructures si nécessaire.

Communication et billetterie

• Conception et exécution d'un plan de communication (promotions, supports numériques et physiques, relations presse) et mise en place d'un système d'inscription/billetterie.
• Gestion administrative des inscriptions, facturation, gestion des annulations et de la relation participant.

Finances et livrables administratifs

• Élaboration d'un compte prévisionnel d'exploitation détaillé incluant hypothèses de tarifs d'inscription et estimation des recettes et charges.
• Remise des livrables attendus : projet de parcours, programme hors-course, dispositif sécurité, liste des besoins techniques, plan de communication, compte prévisionnel d'exploitation.

Exigences contractuelles opérationnelles

• Organisation de l'événement à responsabilité et risque du gestionnaire avec gestion des recettes liées aux inscriptions.
• Identification et déclaration des sous-traitants et des prestations sous-traitées avec décomposition et montants associés.