Numérisation des flux entrants

Processus opérationnel

• Préparation, déconditionnement, contrôle qualité, numérisation, production des fichiers selon règles de découpage (sous‑dossier → fichier selon règles indiquées) et reconditionnement.
• Production de fichiers numériques découpés et nommés selon conventions de nommage ; génération de rapports de production et d'indicateurs périodiques.

Livrables et intégration

• Fichiers produits compatibles et interfaçables avec la GED cible et applicatifs métiers (format et règles de nommage à respecter).
• Fourniture de comptes‑rendus de réunions, comptes‑rendus de production et journaux de traitement (journalisation des opérations et accès).

Traitement des originaux et conservation

• Restitution des originaux au mandant selon conventions, aucune conservation des originaux par le titulaire ; conservation des copies numériques par le titulaire limitée à 6 mois puis destruction irrévocable des copies détenues au moment du retour des papiers.

Sécurité et confidentialité

• Traitement de données sensibles : mise en place d'habilitations et comptes nominatifs, journalisation des accès et opérations, chiffrement/pseudonymisation selon conventions, échanges sécurisés (HTTPS/TLS), gestion des droits et mots de passe conforme aux recommandations, engagements de confidentialité pour tout le personnel, formation en protection des données. Notification des violations au Délégué à la protection des données dans un délai maximal de 24 heures.

Qualité et conduite de projet

• Réunion de cadrage initiale obligatoire, plan qualité détaillé (moyens humains, matériels, continuité, procédures, paramètres techniques, périodicité des rapports) à fournir et faire valider, réunions de suivi régulières, comptes‑rendus validés.

Contrôles et rejets

• Procédures de contrôle qualité, journalisation, traitement des anomalies et rejets définis dans les conventions de numérisation ; capacité à fournir journaux d'événements non modifiables si demandé.