Location d'équipements de reprographie

• Livraison, installation, configuration réseau, déploiement des pilotes/firmware et tests de mise en service. Délai maximal demandé pour mise en service : 4 jours ouvrables après livraison.
• Transmission des numéros de série et adresses MAC pour chaque équipement.
• Coordination avec l'opérateur sortant pour retrait et continuité de service.

Maintenance, SLA et interventions

• Maintenance préventive : deux interventions annuelles (décembre et août) avec rapport signé.
• Maintenance corrective : intervention selon SLA ; remplacement provisoire par équipement équivalent si immobilisation > 24h ; tous coûts de réparation/déplacement à la charge du loueur.
• SLA demandés : délai de réponse pour déplacement 4 heures ouvrables ; délai de solution 24 heures ouvrables depuis la visite ou notification ; délai de substitution 48 heures ouvrables.
• Le titulaire doit indiquer les temps de réparation estimés à compter de la réception de l’ordre écrit.

Outils de supervision, reporting et facturation

• Fourniture et exploitation d’un outil de gestion/monitoring : collecte modèle, n° de série, IP, compteurs, alertes ; suivi en temps réel des consommables et gestion proactive des réapprovisionnements ; gestion des incidents et génération de rapports.
• Rapports mensuels requis : nombre de copies/impressions/scans, incidents/avaries, remplacements consommables, relevé de compteurs.
• Modalités de facturation mensuelle : composante location mensuelle + composante maintenance mensuelle (incluant prix par copie N/B et couleur) + composante traitement résidus toners. Facturation des impressions au prix par page.

Traitement des déchets, assurances et retrait

• Collecte et retrait des résidus de toners avec conteneurs fournis et traçabilité documentaire conforme à la réglementation.
• Effacement certifié des données des équipements et retrait sécurisé des disques durs en fin de contrat.
• Assurances « tout risque » couvrant incendie, vol, inondation, dommages électriques et responsabilité civile liées à la possession et usage des équipements (attestations à fournir après notification).
• Retrait final : reprise des matériels, stocks de consommables et déchets dans les délais contractuels (prévu 2 semaines après date convenue pour reprise).

Formation et prestations annexes

• Plan de formation utilisateurs et responsables techniques (in situ et/ou en ligne) avec contenu et nombre d'heures.
• Réalisation de travaux annexes (plastification, reliure) et administration des outils d'impression (ex. Papercut) si mis en œuvre.

Particularités opérationnelles par déploiement

• Lot 1 : présence continue d'un technicien dédié sur site, 40 heures/semaine (jours ouvrables) pendant la durée du contrat.
• Lot 2 : mise à disposition d'un opérateur/technicien in situ 30 heures/semaine (horaires souhaités 7:30–13:30) ; l'offre doit préciser l'horaire retenu si différent.
• Lot 3 : pas d'obligation de technicien 40 h/sem ; maintenance et SLA identiques aux exigences générales ; objectif de renouvellement/unification du parc.