Fourniture et livraison de titres-restaurant

Format papier — caractéristiques techniques et conditions

• Titres imprimés en carnets, conformes aux règles de sécurité applicables aux valeurs fiduciaires (protection contre la contrefaçon, éléments de sécurité imprimés).
• Mentions obligatoires et personnalisées à intégrer sur chaque titre : mentions légales exigées, identification de l'employeur, logo, zone géographique de validité, nom et prénom du bénéficiaire.
• Validité annuelle avec fourniture anticipée des millésimes N+1 en décembre de l’année N ; couverture des usages sur l’année civile et janvier de l’année suivante.
• Livraison physique conditionnée en colis avec état de distribution joint (numéros de carnets, noms des bénéficiaires, quantités par carnet, etc.).
• Expédition remise contre signature pour chaque envoi.
• Remplacement en cas de perte/vol/destruction : prise en charge et émission de nouveaux titres sous 48 heures maximum après réclamation, avec procédure de suivi et d’annulation des titres périmés.
• Modalités de remboursement des titres non utilisés/périmés précisées dans l’offre, avec délais de traitement contractuels (exemples d’organisation : instruction de la demande, vérification, versement du remboursement dans un délai contractuel défini).
• Gestion des modifications de la valeur faciale : adaptation et réédition des supports sans frais supplémentaires lorsque la valeur faciale est modifiée.

Prestations optionnelles — solution dématérialisée

• Mise à disposition de cartes nominatives et/ou comptes électroniques par agent, avec portail d’administration RH et accès utilisateur (application mobile et interface web).
• Consultation des soldes et historiques via application ou interface web ; rechargements réguliers (mensuels) sur demande.
• Réseau d’acceptation au moins équivalent à celui de la solution papier ; modalités de sécurité et protection des données conformes aux exigences réglementaires et techniques.
• Activation possible à tout moment pendant la durée du contrat sous réserve d’un préavis de deux mois.
• Commandes mensuelles de titres nominatifs ; absence de quantité minimale garantie pour la forme dématérialisée.
• Modalités opérationnelles décrites : délais de création des cartes, délais de rechargement, procédure de remplacement/duplicata en cas de perte, frais éventuels liés à la création/rechargement/duplicata et modalité de facturation de ces frais.

Organisation des commandes et contraintes opérationnelles

• Commandes émises au fur et à mesure des besoins ; confirmation par voie électronique (courriel) et livraison sous délai contractuel (délai maximum précisé pour la forme papier).
• L’état de distribution doit accompagner chaque envoi papier (références de carnets, nomenclature des bénéficiaires, quantités).
• Exigences de confidentialité et de protection des données relatives aux bénéficiaires ; obligation de signaler toute évolution réglementaire impactant la fourniture ou l’utilisation des titres.

Engagements qualité et sécurité

• Respect des spécifications de sécurité des supports imprimés et des services dématérialisés (protection contre la contrefaçon, sécurisation des rechargements et des comptes électroniques).
• Mise en place d’un suivi opérationnel des incidents (perte, vol, anomalie de crédit) et réponses selon les délais contractuels.
• Fourniture d’un interlocuteur ou dispositif de support pour la gestion courante (modalités de contact et de suivi à préciser dans le mémoire technique).