Gestion et réservation de voyages professionnels

Outil de réservation et services numériques

• Portail unique de réservation et d'émission accessible en continu (accès utilisateur et gestion back-office).
• Fonctionnalités : recherche d'itinéraires, comparaison tarifaire, émission et validation des titres, envoi automatique de confirmations par courriel aux voyageurs et aux services demandeurs, archivage et suivi historique des commandes, intégration des codes analytiques (CGR) et accès aux factures.
• Mise à disposition et paramétrage de l'outil dans un délai court après notification, avec maintenance, disponibilité garantie et procédures de secours/offline en cas de panne.

Gestion opérationnelle des déplacements

• Réservation et émission de billets aériens en classes définies (économie avec options de surclassement selon conditions), billets ferroviaires en seconde classe professionnelle (avec possibilité de classe supérieure selon accord), et prise en charge du transport maritime lorsque nécessaire.
• Proposition de solutions d'hébergement répondant à des standards minimaux (niveaux définis pour la France et l'international) et à des critères de proximité des lieux de mission et d'accès aux transports en commun ; application de plafonds tarifaires et géographiques définis contractuellement.
• Gestion des déplacements collectifs, organisation logistique, modifications et annulations selon procédures dédiées.

Services associés

• Délivrance et gestion des visas et formalités liées aux voyages à l'étranger.
• Mise à disposition d'assurances voyage multirisques couvrant rapatriement, frais médicaux, assistance juridique, activation via l'outil.
• Possibilité de cartes d'abonnement et négociations tarifaires avec transporteurs, abonnements aériens/ferroviaires.
• Assistance administrative, gestion des avances éventuelles, et formation à l'utilisation de l'outil.

Facturation et pilotage

• Facturation individualisée par mission et par agent, intégration des clés analytiques (CGR), génération de rapports et bilans statistiques.
• Transmission des factures via plateforme de facturation électronique et gestion des modes de paiement prévus.

Organisation et ressources

• Mise à disposition d'un interlocuteur dédié chez le titulaire et d'un correspondant national pour le suivi opérationnel.
• Capacité à fournir un effectif dédié et à produire les indicateurs de performance et bilans demandés.