Gestion et paiement des annuités de brevets et autres taxes de maintien en vigueur

La prestation consiste à effectuer, pour le compte de l’EFS (Représentant du pouvoir adjudicateur - RPA), les opérations suivantes pour le maintien en vigueur de ses titres de propriété industrielle, en France et à l’étranger :

1. Gestion des annuités :

   • Détermination de l’échéancier des taxes de maintien en vigueur selon les législations en vigueur dans chaque pays.
   • Prise en compte des nouvelles dispositions légales et information du RPA.
   • Présentation des échéances au RPA trois mois avant leur date d'échéance.
   • Facturation mensuelle des taxes de maintien en vigueur.
   • Paiement des taxes de maintien en vigueur, soit directement auprès des offices, soit via un réseau de correspondants.
   • Accusé de réception des nouveaux dossiers et des données bibliographiques transmises par le RPA.
   • Communication rapide avec le RPA pour toute question ou difficulté.
   • Compte rendu de l'exécution des tâches avec pièces justificatives.
   • Fourniture d'informations diverses au RPA, y compris des tableaux récapitulatifs des coûts passés et estimatifs.
   • Accès direct du RPA à toutes les informations via un outil de suivi en ligne.
   • Mise à jour et vérification des informations bibliographiques (dates, numéros de dépôt, etc.).
   • Signalement immédiat des anomalies au RPA.

2. Modalités de prise en charge du portefeuille :

   • Prise en charge du portefeuille actif dans les 15 jours suivant la notification du marché.
   • Introduction des données dans le système de gestion des taxes de maintien en vigueur dans un délai de 30 jours.
   • Génération d'un accusé de réception pour chaque nouvelle prise en charge.
   • Actualisation des données dans un délai de 48 heures après réception des instructions.
   • Suivi des reçus fournis par les offices ou agents.

3. Livrables attendus :

   • État de rappel des taxes de maintien en vigueur émis mensuellement.
   • État exhaustif des titres de propriété industrielle devant faire l’objet d’un paiement d’annuités, remis au 1er janvier de chaque année.
   • État prévisionnel des dépenses de taxes sur plusieurs années, remis à la demande du RPA.
   • Accès à un outil de suivi en ligne pour la gestion et le paiement des annuités, avec formation à son utilisation.