Externalisation de la reprographie

Production et capacités

• Impression haute capacité en ateliers externes (hors site de l'acheteur) avec moyens et machines du titulaire.
• Gestion de gros volumes et montée en charge pendant pics identifiés.

Finitions et façonnage

• Opérations demandées : agrafage, perforation, pliage, rainage, reliure (spirale, dos carré collé), pelliculage (mat/brillant), plastification, cerlox, œillet, fabrication de livrets, brochures et couvertures cartonnées.

Supports spécifiques

• Production de livrets, publications, flyers, marque‑pages, cartes de vœux et autres supports imprimés (cartes de visite et goodies exclus).

Qualité et contrôles

• Contrôle qualité en amont et procédures d'alerte pour fichiers incomplets ou non conformes.
• Modalités de reprise et tarification des traitements de fichiers non conformes à préciser dans l'offre.

Plateforme web‑to‑print

• Mise à disposition d'une plateforme de commande et de suivi sécurisée (accès via login/SSO), comportant : bibliothèque de modèles, BAT numérique/physique, traçabilité, reporting, estimation prix pré‑validation, circuits de validation, émission de devis, export (.csv/.xlsx), affichage d'alertes budgétaires.
• Disponibilité cible élevée (indication de SLA), interfaçage API/web services possible avec systèmes comptables/financiers.

Commandes, livraison et logistique

• Commandes via la plateforme avec possibilité de profils utilisateurs (rôles experts / déploiement large).
• Livraison hebdomadaire planifiée (sauf urgences) avec conditionnement adapté ; livraisons express urgentes disponibles (objectif délai court pour urgences).
• Livraison traçable, possibilité d’envoi direct vers destinataires externes métropole/Outre‑mer.

Continuité, sécurité et support

• Plan de secours production et canal alternatif sécurisé pour transmission des fichiers.
• Exigences de sécurité des données : confidentialité, traçabilité, conformité RGPD, participation aux processus de sécurité (tests, vérifications).
• Support utilisateur centralisé (interlocuteur unique marché) et support téléphonique pendant plages d'ouverture du portail.

Accompagnement et déploiement

• Accompagnement du changement : paramétrage, formations ciblées, guides et ateliers, permanence de démarrage et tests fonctionnels.

Livrables attendus

• Plateforme opérationnelle conforme, catalogue de prestations et bordereau de prix unitaires, échantillons de papiers/finition sur demande, reporting périodique et bilan annuel, facturation détaillée par entité.

Volumes indicatifs

• Le dossier fournit estimations de volumes à titre indicatif et des règles de contractualisation du bordereau de prix.