Externalisation et gestion complète du fonds d'archives

Transport, externalisation et sécurité

• Enlèvement et transport sécurisé des conteneurs depuis sites sources vers locaux de conservation avec protocole de sécurité et bordereau de prise en charge pour chaque opération.
• Respect des exigences de sécurité, RGPD et habilitations ; locaux de stockage équipés d'anti-intrusion et contrôle environnemental (température/hygrométrie).

Fourniture de matériel d'archivage

• Fourniture d'emballages, conteneurs, boîtes, étiquetage et codification (code-barres) conformes aux normes de conservation ; remplacement des matériels non conformes.

Conservation, accès et restitution

• Stockage en locaux conformes (accès restreint, contrôles environnementaux), gestion des durées de conservation selon tableau de gestion, isolation des archives expirées.
• Mise à disposition d'une salle de consultation sur site, étiquetage et préparation des restitutions, remise des archives sur palettes filmées et constat de restitution.

Transmission et numérisation

• Transmission physique sécurisée avec bordereau et transmission dématérialisée via espace sécurisé ; numérisation accompagnée de métadonnées et délivrance de rapports sur les transmissions.

Destruction et certification

• Procédures de destruction conformes aux normes applicables (identification, préparation, transport, destruction, certification), délivrance de certificats de destruction et rapports d'anomalies.

Main-d'œuvre, formation et support

• Mise à disposition d'équipes d'archivistes qualifiés, formations initiales et complémentaires à l'outil, rapportage après chaque intervention.
• Support technique (assistance téléphonique et mail), maintenance préventive/corrective/évolutive et référent dédié.

Gestion des incidents et conformité

• Procédure de prévention, détection, signalement et traitement des incidents; notification et rapport détaillé; audits et contrôles sur site; obligations de traçabilité et de reporting.