Prestations de distribution des publications et des supports de communication print
Lot 1 - Livraison des supports de communication et publications dans divers points de livraison
Descriptif : Le prestataire prendra en charge l'ensemble des étapes nécessaires à la distribution et au suivi des supports de communication et publications pour l'agglomération, selon les étapes suivantes :
- Réception et stockage : Le prestataire réceptionnera et stockera, durant le temps de la prestation, les supports dans des conditions optimales de conservation.
- Conditionnement : Les documents seront conditionnés par liasses, en fonction des quantités spécifiées.
- Distribution : Les documents seront livrés sous forme de liasses aux équipements de l'agglomération ainsi qu’aux partenaires institutionnels et économiques, selon la liste fournie pour chaque diffusion.
- Rapport de distribution (reporting) : Après chaque diffusion, le contact référent de l’entreprise titulaire enverra un rapport détaillé le jour même de la prestation à l’agglomération, incluant :
- La date de livraison avec le cachet des établissements, le nom (lisible) et la signature de la personne ayant réceptionné.
- Le nombre d’exemplaires refusés, le cas échéant.
- Retour des exemplaires non distribués : Les documents non distribués seront retournés à l’agglomération ou détruits sur demande.
- Correction des adresses erronées : En cas d’adresses incorrectes, le prestataire devra notifier l’agglomération pour mise à jour du fichier d’adresses. Il ne devra pas redistribuer les exemplaires à d’autres points.
- Gestion des problèmes : En cas d’empêchement, de problème (lieu fermé, adresse introuvable), le titulaire prendra immédiatement contact avec l’agglomération pour les instructions à suivre.
Le prestataire s’engage à prouver la bonne exécution des prestations, par un reporting rigoureux. Les moyens tels que des systèmes de suivi de distribution en temps réel ou tout autre moyen innovant partagés par le titulaire avec le pouvoir adjudicateur, seraient une bonne option.
Le prestataire s’engage à respecter le planning validé avec l’agglomération. Une permanence téléphonique devra être assurée de 6h à 20h par le titulaire en cas de problèmes rencontrés par les équipes distributrices et faisant le lien avec le pouvoir adjudicateur.
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