Conservation des archives physiques de l'inserm

Transport des archives :

• Enlèvement des archives présentes sur les sites de l’Inserm vers le site du titulaire.
• Livraison des archives présentes sur le site du titulaire vers le site de l’Inserm.
• Les archives doivent être transportées dans des véhicules offrant toutes les garanties de sûreté, de sécurité et de confidentialité.

Conservation des archives :

• Les archives doivent être conservées dans des conteneurs conformes aux normes de sécurité et de protection de l’environnement.
• Le titulaire doit assurer la conservation de trois armoires mises à disposition en début de marché.
• Les archives doivent être stockées dans des salles cloisonnées de 200 m2 maximum, avec vérification du degré d’hygrométrie, de l’éclairage et de la ventilation.

Fourniture de conteneurs :

• Le titulaire s'engage à fournir les conteneurs nécessaires aux opérations d'archivage.
• Les conteneurs doivent être de taille conforme aux spécifications (ex. F05 : 535x365x260mm).

Communication des archives :

• Le titulaire doit rechercher et restituer les archives dans un délai de 48 heures maximum.
• Les demandes expresses doivent être livrées sous 4 heures pour une demande avant 15h et le lendemain pour une demande après 15h.
• La communication des archives doit se faire dans le respect des règles de confidentialité.

Gestion des archives :

• Saisie et traitement informatique des archives dans le système d’information du titulaire.
• Destruction des archives selon les procédures établies, avec un certificat de destruction à fournir à l’Inserm.
• Suivi administratif et contractuel du marché, avec des réunions de suivi annuelles pour évaluer la qualité du service rendu.