Conception, organisation, coordination et pilotage de prestations événementielles

Pilotage général et organisation d’événements (clé en main)
Le titulaire assure le pilotage général d’une manifestation, incluant la coordination, le conseil, et la supervision. Il propose des stratégies, élabore un plan d’actions, et rédige un bilan détaillé après l’événement.

Conseil stratégique d’événements
Le titulaire fournit des prestations de conseil stratégique, propose des pistes stratégiques, et des recommandations sur les outils de communication et la valorisation de l’événement.

Suivi technique et logistique d’événements
Le titulaire choisit les profils adaptés, assure la coordination logistique, et gère les aspects techniques de l’événement, incluant l’assistance aux intervenants.

Recherche et location des espaces d’événement
Le titulaire conseille sur le choix des lieux, propose des options, et négocie les tarifs. Il s’assure également de l’accessibilité des lieux.

Aménagement technique et logistique des espaces

• Livraison et enlèvement : Organisation des livraisons de matériel.
• Signalétique : Fourniture et installation de signalétique d’accueil.
• Habillage de scène : Propositions d’options pour l’habillage de scène.
• Conception de stand : Réalisation de prémaquettes et installation de stands.
• Mobilier et matériel : Équipement des lieux en mobilier et matériel technique.
• Services de sécurité : Protection des biens et des personnes pendant l’événement.
• Accessibilité : Aménagements pour les personnes en situation de handicap.

Création et maintenance d’un site Internet dédié
Conception, mise à jour, et hébergement d’un site Internet pour chaque événement, incluant des pages pour les inscriptions et les informations pratiques.

Envoi des invitations
Gestion de l’envoi des invitations, suivi des retours, et garantie de la confidentialité des données personnelles.

Gestion des inscriptions
Mise en place d’un outil pour gérer les inscriptions, collecte des données, et génération de confirmations d’inscription.

Suivi des inscriptions
Reporting des inscriptions et gestion des émargements et des badges.

Gestion des prestataires
Coordination des prestataires impliqués dans l’événement, y compris la restauration.

Recherche et gestion des animateurs/journalistes/experts/intervenants
Proposition et gestion des intervenants, y compris la logistique et la préparation des supports.

Restitution de l'événement
Proposition d’intervenants pour la restitution de l’événement, si nécessaire.

Outils d’animation, captation audiovisuelle
Fourniture de matériel et personnel pour l’animation et la captation audiovisuelle de l’événement.

Enquête de satisfaction
Réalisation d’enquêtes de satisfaction, avec remise des résultats après l’événement.

Accueil du public
Gestion de l’accueil, vérification des inscriptions, et remise des badges.

Gestion financière-mandat-obligations du mandataire
Gestion des inscriptions payantes et suivi financier des événements, avec reporting au pouvoir adjudicateur.