Prestations d'archivage pour les services publics en région Occitanie

Les prestations techniques demandées dans le cadre de l'appel d'offre pour le lot 1, concernant les prestations d'archivage, se déclinent comme suit :

1. Prestations principales de traitement intellectuel et matériel des archives papier

• Audit et diagnostic des archives papier : Évaluation de l'état des archives existantes pour déterminer les actions nécessaires.
• Traitement intellectuel et matériel des passifs papier : Tri, classement, et préparation des archives pour leur conservation ou élimination.
• Prestation de suivi d’archivage : Suivi des archives pour garantir leur bonne gestion.
• Traitement intellectuel et matériel des archives lors de transfert de compétence : Gestion des archives lors de changements organisationnels.

2. Prestations principales de traitement intellectuel des archives électroniques

• Audit et diagnostic des archives électroniques : Évaluation des archives numériques pour identifier les mesures correctives nécessaires.
• Traitement intellectuel des passifs : Gestion des archives électroniques qui ne sont plus utilisées, incluant tri et classement.

3. Prestations complémentaires au traitement matériel des archives

• Refoulement et réorganisation des espaces d’archivage papier : Optimisation des espaces de stockage.
• Études et évaluation : Analyse des besoins en archivage.
• Transports d’archives papier : Gestion logistique des archives.
• Destruction d’archives papier : Élimination des documents obsolètes après validation.

4. Conditions et modalités d’exécution des prestations

• Primo-évaluation : Évaluation initiale par les Archives départementales pour déterminer les besoins.
• Réunion de coordination : Organisation d'une réunion entre le titulaire, le service bénéficiaire et les Archives départementales pour définir les modalités d'exécution.
• Devis et tarification : Élaboration d'un devis détaillant les prestations à réaliser et les coûts associés.
• Livrables : Remise de documents tels que rapports d’audit, fichiers de récolement, et bordereaux d’élimination.