Adressage mise sous pli et colisage de documents électoraux

Le lot 1 concerne l'adressage, la mise sous pli et le colisage des documents électoraux pour le département de la Haute-Garonne (31). Voici les prestations techniques demandées :

1. Adressage seul des enveloppes

• Description de la prestation :
  • Réception et stockage des enveloppes.
  • Réception du fichier des adresses des électeurs.
  • Impression des adresses sur les enveloppes.
  • Ordonnancement des enveloppes selon la tournée de distribution.
  • Livraison des enveloppes à la préfecture.
  • Élaboration d'un plan de production basé sur le fichier des adresses.
  • Mise en place d'un plan de secours.

2. Adressage et mise sous pli des documents électoraux

• Description de la prestation :
  • Réception des documents électoraux (professions de foi, bulletins de vote).
  • Mise sous pli manuelle ou mécanisée des documents.
  • Remise des plis à l'opérateur postal pour acheminement.
  • Respect des délais de mise sous pli et de livraison.
  • Gestion des documents non conformes.
  • Élaboration d'un plan de secours.

3. Colisage des bulletins de vote

• Description de la prestation :
  • Réception des bulletins de vote.
  • Conditionnement des bulletins en colis pour livraison aux mairies.
  • Coordination avec la préfecture et l'opérateur postal pour l'enlèvement des colis.
  • Élaboration d'un plan de production pour le colisage.
  • Mise en place d'un plan de secours.

Modalités communes d'exécution

• Conduite des prestations :

  • Un interlocuteur est désigné par la préfecture et le titulaire pour assurer la bonne exécution des prestations.
  • Des réunions de suivi sont organisées pour rendre compte des incidents et des solutions apportées.

• Reporting :

  • Un état d'avancement des prestations doit être fourni, incluant le nombre de plis et colis, ainsi que les points de blocage.

• Calendrier des opérations :

  • Des délais minimums sont fixés pour la mise sous pli, variant selon le type d'élection.

• Qualité et contrôle :

  • La préfecture et la commission de propagande assurent le contrôle des prestations, y compris des sondages par échantillonnage.
  • Le titulaire doit informer quotidiennement la préfecture de l'avancement des travaux et des anomalies rencontrées.