Acquisition d'un logiciel de gestion des copropriétés

Expression du besoin

La solution retenue devra permettre aux collaborateurs de la DVAB de bénéficier d'un outil intégré et automatisé, simplifiant les processus de gestion de copropriétés, de gestion comptable, de préparation des Assemblées Générales, de gestion des documents via une GED et de relation avec les copropriétaires via un extranet. Elle doit garantir la sécurité des données et permettre une gestion collaborative.

Fonctionnalités attendues

• Gestion de copropriétés : Capacité à gérer différents types de copropriétés, intégration des documents comptables, gestion des fluides, suivi des comptes copropriétaires.
• Comptabilité et budgétisation : Élaboration de documents liés à la clôture de l’exercice, gestion des appels de fonds, intégration automatique des écritures comptables.
• Assemblées Générales : Mise à disposition d’ordre du jour, possibilité de tenir des AG sans réseau, vote par correspondance en ligne, gestion des spécificités liées aux bailleurs sociaux.
• GED et Extranet : Paramétrage des droits d'accès, intégration automatique des documents comptables, mise à disposition des documents réglementaires.
• Bureautique et Outils de planification : Personnalisation des documents, intégration avec des outils de messagerie, planification des AG et des réunions.
• Tableaux de bord : Suivi des copropriétés, gestion des impayés, suivi des travaux hors budget.

Prestations attendues dans le cadre du déploiement

• Méthode projet : Description de la méthode de mise en œuvre, planning détaillé, réunion de kick-off, documentation fournie à PODELIHA.
• Paramétrage et formation : Le soumissionnaire est responsable du paramétrage, des développements spécifiques, et de la formation des utilisateurs.

Délais d’exécution

• Kick-off dans 1 mois et demi après la signature du contrat.
• Paramétrages débutant 1 mois après le kick-off.
• Vérifications de bon fonctionnement et réception définitive dans les mois suivants.

Prérequis techniques et sécurité

• Application du marché, compatible avec Microsoft Office, accessible via Citrix.
• Sécurisation des connexions via HTTPS, audit de cybersécurité requis, conformité avec le RGPD.