Acquisition et hébergement d'un progiciel de gestion des inscriptions et facturations scolaires

Fourniture et périmètre fonctionnel

Fourniture, installation et paramétrage d’un progiciel couvrant les inscriptions et la facturation pour activités scolaires, périscolaires et extrascolaires.
Couverture complète du cycle de vie : hébergement, maintenance corrective et évolutive, support, formation et transfert de compétences, migration de données.

Fonctionnalités principales

Gestion des familles et des enfants : coordonnées des responsables légaux, situation familiale, garde alternée, coordonnées travail, PAI/MDPH, école/classe, composition familiale, documents dématérialisés.
Gestion opérationnelle back-office : envoi électronique de certificats d’inscription, gestion des pièces justificatives et listes d’attente, fiches médicales et régimes particuliers, réservations/plannings, calcul du taux d’encadrement et gestion des capacités d’accueil, pointage automatique et suivi de fréquentation.
Éditions et exports : éditions personnalisables (fiches, attestations, relevés de présence et financiers), exports vers Word/Excel/PDF/OpenOffice, états statistiques et tableaux/graphes différenciant périscolaire et extrascolaire.

Hébergement et architecture technique

Solution en ligne multi-utilisateurs (préférence SaaS). Pas d’installation sur postes clients.
Hébergement externe des applications et bases de données : spécifications requises (caractéristiques techniques, taux de disponibilité, capacités, localisation des données), sauvegardes et restauration, réplication/monitoring, mises à jour régulières, procédures de restauration.
Support full web (compatibilité navigateurs), possibilité d’application mobile (Play Store) en option.

Installation, déploiement et exploitation

Installation, paramétrage et mise en production après validation ; éléments et procédures permettant réinstallation sur autre matériel.
Migration des données depuis l’ancien système selon modalités définies.

Maintenance, support et garanties

Garantie initiale d’un an.
Maintenance corrective et évolutive pendant la durée du contrat : surveillance, mises à jour, gestion des correctifs, disponibilité, et prise en compte des évolutions réglementaires.
Support téléphonique et télémaintenance avec modalités d’accès et délais de réponse précisés, option d’intervention sur site si nécessaire.

Formation et documentation

Sessions de formation en mairie pour administrateurs et utilisateurs (prise en main, paramétrage, maintenance) avec supports et plan de formation.
Transfert de compétences attendu pour rendre autonomes les administrateurs et utilisateurs.
Documentation fonctionnelle utilisateur et documentation technique pour le service informatique (procédures d’installation, paramétrage, sauvegarde et restauration).

Conformité et protection des données

Fourniture d’une déclaration CNIL pour chaque fichier contenant des données nominatives.
Exigences de sécurité: sauvegardes, localisation des données, procédures de restauration et conformité réglementaire continue.

Livrables attendus

Logiciel installé et paramétré, plan de déploiement, rapport de recette/mise en production, dossier de migration, supports de formation, documentation utilisateur et technique, modalités de support et SLA opératoires.

Tous les détails du marché

Gagnez du temps, toutes les infos des documents sont déjà analysées: cahier des charges, infos clés, budget, contact, etc

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